비즈니스 매너 – 약속문화

일본에서 대외 활동 시 기초 예절
외부 사람을 만날 때는 자신이 회사의 대표라는 인식을 가지고 행동해야 한다. 자신의 이미지가 그대로 회사 이미지로 반영되기 때문에 좋은 이미지를 심어줄 수 있도록 유의하자.

ㄱ. 사전 약속 필수
상대방 사정을 고려하지 않고 갑자기 방문하는 것은 실례일 뿐만 아니라, 담당자가 자리에 없을 경우도 있으므로, 반드시 사전에 약속하고 방문하는 것이 기본 예절이다. 사전에 방문 목적, 방문 일시, 소요 시간 등을 밝히고 상대방의 확인을 얻어야 한다. 사전 약속은 상대방에게도 준비할 시간을 줄 수 있어 원활한 상담에 도움이 된다.

ㄴ. 방문처에 대한 기초 조사
처음 방문할 때는 사전에 상대 기업의 사업 내용을 비롯하여 경영 방침, 주요 거래처, 업계에서의 위치, 신규 사업 계획 등 가능한 한 최신정보를 많이 입수해 가는 것이 좋다. 이는 상담 시 자기무장에 도움이 되고 아울러 상대방에 대한 배려도 된다. 또한 회사의 주소, 전화번호, 상대방의 소속 부서명과 이름 등을 미리 메모하여 찾아가는데 실수가 없도록 준비한다.

ㄷ. 자료, 명함, 선물 등의 준비
필요한 서류와 자료, 샘플 등의 리스트를 만들어 빠트리지 않도록 유의한다. 또한 메모도구, 명함 등도 확인한다. 일본은 명함이 꼭 필요한 사회이다. 특히 영업직에서 명함의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않을 것이다. 선물은 상대방이 부담을 느끼지 을 정도의 간단한 것으로 준비한다. 예를 들면 직원들이 같이 나눠 먹을 수 있는 간식거리(소규모로 포장된 빵, 과자류, 아이스크림 등)나 음료류 등이 가장 보편적이다.

ㄹ. 약속시각 엄수
약속 시각은 반드시 지켜야 한다. 약속시각보다 5~10분 정도 전에 접수처에 도착하는 것이 좋다. 약속시각에 늦거나 너무 빨리 도착하는 것은 상대방에게 폐가 된다. 지각은 비즈니스에서 신용을 잃는 원인 중의 하나이다. 상대를 기다리게 하는 것은 시간을 허비하게 만드는 것이기 때문이다. 만일 긴급한 사태가 발생했거나, 앞의 상담이 늦어져서 약속시각을 지킬 수 없는 경우에는 미리 전화로 사정을 이야기하고 어느 정도 늦어지는지 얘기하고 양해를 구한다.